1. Registeransvarig

Kumi-Järvinen Oy
FO-nummer: 0619438-7
Tegelbruksgatan 47, 65100 Vasa
E-post: info@kumi-jarvinen.com
Telefon: 046 921 3887

2. Kontaktperson i registerärenden

Kumi-Järvinen Oy:s kundtjänst
E-post: info@kumi-jarvinen.com
Telefon: 046 921 3887

3. Registrets namn

• Kumi-Järvinen Oy:s kund- och kontaktregister
• Kumi-Järvinen Oy:s faktureringsregister

4. Rättslig grund och syfte med behandlingen av personuppgifter

Grunden för behandlingen av personuppgifter är enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR):

• avtalsförhållandet mellan den registeransvarige och den registrerade eller förberedelsen av det (t.ex. att svara på en offertförfrågan, fakturering)
• den registeransvariges berättigade intresse (t.ex. skötsel och underhåll av kundrelationen)
• användarens samtycke (t.ex. att skicka ett kontaktformulär)

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att:

• Besvara kontaktförfrågningar
• Skapa, sköta och underhålla kundrelationer
• Analysera och utveckla webbplatsens funktion
• Sköta kundrelationens faktureringsrelaterade skyldigheter

5. Registrets datainnehåll

Registren kan innehålla följande uppgifter:

Kund- och kontaktregister:

• För- och efternamn på personen
• E-postadress
• Telefonnummer
• Ytterligare information som användaren själv lämnar via formuläret (t.ex. innehållet i meddelandefältet)
• Uppgifter som samlas in via webbplatsanalys, såsom IP-adress, webbläsartyp och terminalenhet

Faktureringsregister:

• Kundens namn och kontaktinformation
• Faktureringsrelaterade uppgifter (t.ex. produkter, kvantiteter, priser, betalningsinformation)
• Eventuell annan information som är nödvändig för att hantera kundrelationen

Observera: Faktureringsregistret kan innehålla personuppgifter, eftersom faktureringsrelaterad information kan inkludera kundens personuppgifter. AWStats-analys samlar in IP-adresser som sådana från serverloggdata, vilket innebär att de också är personuppgifter ur GDPR-synvinkel. Databehandlingen sker omsorgsfullt och säkert i enlighet med dataskyddslagstiftningens krav.

6. Cookies och analys

Webbplatsen kan använda nödvändiga tekniska cookies för att säkerställa webbplatsens funktion.

AWStats-analys använder inte cookies som identifierar användare utan baseras på serverloggar, där dock **IP-adresser är personuppgifter**. Se mer detaljer i avsnitt 5.

7. Regelbundna datakällor

Uppgifter som sparas i registret erhålls regelbundet från den registrerade själv via webbplatsens kontaktformulär, via e-post, per telefon, **via faktureringssystemet** eller i andra situationer där kunden lämnar sina uppgifter.

8. Datalagringstid

Personuppgifter lagras endast så länge som är nödvändigt för att uppfylla de användningsändamål som definieras i denna dataskyddsbeskrivning.

• **Uppgifter som erhållits via kontaktformuläret** lagras tills ärendet eller affären i samband med kontakten har behandlats. Om kontakten inte leder till en kundrelation, raderas uppgifterna senast två (2) år efter kontakten.
• **Uppgifter som samlats in på basis av kundrelationen** lagras under kundrelationens varaktighet samt därefter under den tid som bokföringslagen och andra lagstadgade skyldigheter kräver.
• **Faktureringsregisterinformation** lagras i enlighet med den lagstadgade bokföringsskyldigheten, **minst sex (6) år** i enlighet med bokföringslagen, om det inte finns särskilda skäl för längre lagring.

9. Regelbundna utlämnanden av uppgifter och överföring utanför EU eller EES

Uppgifter lämnas inte regelbundet ut till tredje parter för marknadsföringsändamål. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter om lagen så kräver.

Vi använder pålitliga externa tjänsteleverantörer för databehandlingen (t.ex. webbhotell, e-posttjänst, analysverktyg, **leverantör av faktureringssystem**), vars servrar kan vara belägna utanför EU/EES-området. I sådana fall säkerställer vi att det finns en laglig grund för dataöverföringen (t.ex. användningen av **standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC)** godkända av Europeiska kommissionen), och att en hög nivå av dataskydd och datasäkerhet följs vid behandlingen av uppgifterna.

10. Principer för registrets skydd

Registret hanteras med omsorg och uppgifter som behandlas med hjälp av informationssystem skyddas på lämpligt sätt. Digitalt lagrade uppgifter finns på skyddade servrar med begränsad åtkomst.

Den registeransvarige ser till att lagrade uppgifter samt åtkomsträttigheter till servrarna hanteras konfidentiellt och endast av de anställda vars arbetsbeskrivning det tillhör.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har följande rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning:

• **Rätt till tillgång:** Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har sparats i registret.
• **Rätt till rättelse:** Den registrerade har rätt att begära att felaktiga, inexakta eller ofullständiga uppgifter korrigeras.
• **Rätt till radering ("rätten att bli bortglömd"):** Den registrerade har rätt att begära radering av sina personuppgifter om det inte längre finns en laglig grund för behandlingen.
• **Rätt till begränsning av behandling:** Den registrerade har rätt att begränsa behandlingen av sina uppgifter i vissa situationer.
• **Rätt att göra invändningar:** Den registrerade har rätt att invända mot behandling av sina uppgifter som baseras på den registeransvariges berättigade intresse.
• **Rätt till dataportabilitet:** I den mån behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal har den registrerade rätt att få ut de uppgifter han eller hon har lämnat i ett maskinläsbart format.
• **Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet:** Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om han eller hon anser att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen.

Alla förfrågningar som rör ovan nämnda rättigheter ska skickas skriftligen till den kontaktperson som anges i punkt 2 i denna beskrivning.

12. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning.

• Ändringar kan till exempel baseras på ändringar i lagstiftningen.
• Vi rekommenderar att du regelbundet bekantar dig med innehållet i dataskyddsbeskrivningen.

1. Data Controller

Kumi-Järvinen Oy
Business ID: 0619438-7
Tiilitehtaankatu 47, 65100 Vaasa, Finland
Email: info@kumi-jarvinen.com
Phone: +358 46 921 3887

2. Contact Person for Register Matters

Kumi-Järvinen Oy Customer Service
Email: info@kumi-jarvinen.com
Phone: +358 46 921 3887

3. Names of the Registers

• Kumi-Järvinen Oy's customer and contact register
• Kumi-Järvinen Oy's invoicing register

4. Legal Basis and Purpose of Processing Personal Data

The basis for processing personal data is in accordance with the EU's General Data Protection Regulation (GDPR):

• a contractual relationship between the controller and the data subject, or its preparation (e.g., responding to a request for a quote, invoicing)
• the legitimate interest of the controller (e.g., managing and maintaining the customer relationship)
• the user's consent (e.g., submitting a contact form)

The purpose of processing personal data is:

• Responding to contact requests
• Creating, managing, and maintaining customer relationships
• Analyzing and developing the website's functionality
• Managing invoicing-related obligations of the customer relationship

5. Data Content of the Registers

The registers may contain the following information:

Customer and Contact Register:

• Person's first and last name
• Email address
• Phone number
• Additional information provided by the user themselves on the form (e.g., content of the message field)
• Data collected through website analytics, such as IP address, browser type, and device

Invoicing Register:

• Customer's name and contact information
• Invoicing-related data (e.g., products, quantities, prices, payment details)
• Any other information necessary for managing the customer relationship

Note: The invoicing register may contain personal data, as invoicing-related information can include the customer's personal data. AWStats analytics collects IP addresses as such from server log data, which means they are also personal data from a GDPR perspective. The data processing is carried out carefully and securely in accordance with the requirements of data protection legislation.

6. Cookies and Analytics

The website may use necessary technical cookies to ensure the website's functionality.

AWStats analytics does not use cookies that individually identify users but relies on server logs, where, however, **IP addresses are personal data**. See details in section 5.

7. Regular Sources of Information

The data stored in the registers is regularly obtained directly from the data subject themselves via the website's contact form, email, phone, **through the invoicing system**, or in other situations where the customer provides their information.

8. Data Retention Period

Personal data is only stored for as long as necessary to fulfill the purposes defined in this privacy policy.

• **Data obtained via the contact form** is stored until the matter or transaction related to the contact has been fully processed. If the contact does not lead to a customer relationship, the data is deleted no later than two (2) years after the contact.
• **Data collected based on the customer relationship** is stored for the duration of the customer relationship and thereafter for the period required by the Accounting Act and other statutory obligations.
• **Invoicing register data** is stored in accordance with the statutory accounting obligation, **for at least six (6) years** according to the Accounting Act, unless there is a separate reason for longer retention.

9. Regular Disclosures of Data and Transfer Outside the EU or EEA

Data is not regularly disclosed to third parties for marketing purposes. Data may be disclosed to authorities when required by law.

We use reliable external service providers (e.g., web hosting, email service, analytics tools, **invoicing system provider**) for data processing, whose servers may be located outside the EU/EEA area. In such cases, we ensure that a legal basis exists for the data transfer (e.g., the use of **Standard Contractual Clauses (SCC)** approved by the European Commission), and that a high level of data protection and security is followed in data processing.

10. Principles of Register Protection

The registers are handled with care, and the data processed using information systems is adequately protected. Digitally stored data is located on secure servers with restricted access.

The data controller ensures that stored data and server access rights are handled confidentially and only by those employees whose job description requires it.

11. Rights of the Data Subject

The data subject has the following rights under the EU's General Data Protection Regulation:

• **Right of access:** The data subject has the right to check what information about them is stored in the registers.
• **Right to rectification:** The data subject has the right to demand the correction of incorrect, inaccurate, or incomplete information.
• **Right to erasure ("right to be forgotten"):** The data subject has the right to request the deletion of their personal data if there is no longer a legal basis for processing.
• **Right to restriction of processing:** The data subject has the right to restrict the processing of their data in certain situations.
• **Right to object:** The data subject has the right to object to the processing of their data based on the controller's legitimate interest.
• **Right to data portability:** Insofar as the processing is based on consent or a contract, the data subject has the right to receive the data they have provided in a machine-readable format.
• **Right to lodge a complaint with a supervisory authority:** The data subject has the right to lodge a complaint with the Data Protection Ombudsman if they consider that their personal data has been processed in violation of data protection legislation.

All requests related to the above rights should be sent in writing to the contact person mentioned in section 2 of this policy.

12. Changes to the Privacy Policy

We reserve the right to change this privacy policy.

• Changes may be based, for example, on changes in legislation.
• We recommend that you review the content of the privacy policy regularly.